in Englishin English

Elisan tietosuojaperiaatteet henkilötiedoille rekrytoinnissa

  1. Periaatteiden kohde
    Nämä tietosuojaperiaatteet koskevat Elisa Oyj:hin ja sen konserniyhtiöihin (myöhemmin ”Elisa”) työntekijöiksi tai johtajiksi hakevien henkilöiden henkilötietoja (myöhemmin ”työnhakija”).
  2. Rekisterinpitäjä
    Rekisterinpitäjä on Elisa Oyj sekä Elisa Oyj:n 100 %:sti omistamat tytäryhtiöt.

    Elisa Oyj
    PL 1
    00061 ELISA

    Rekisteriasioiden yhteyspiste: rekrytointi@elisa.fi

    Tietosuojavastaava on Elisan tietosuojavastaava.
  3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
    Elisa käsittelee muun muassa seuraavia rekrytoinnin kannalta välttämättömiä henkilö-tietoja:
    • Nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
    • Kielitaito
    • Koulutus ja työkokemus
    • Työnhakijan lähettämä työhakemus liitteineen ja mahdollinen yhteenveto ja videotal-lenne työhaastattelusta sekä ulkopuolisen psykologin tekemän soveltuvuusarvioinnin tulokset ja
    • Muut rekrytoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.

    Palkattujen henkilöiden henkilötiedot siirretään rekrytoivan Elisa-yhtiön henkilöstöre-kisteriin.
  4. Käsittelyn tarkoitukset
    Henkilötietoja käsitellään rekrytointia ja sen tilastointia varten.
  5. Käsittelyn oikeusperuste
    Tietoja käsitellään työnhakijan suostumuksen perusteella. Tietojen käsittelyperuste voi olla myös valmisteltavana tai neuvoteltavana oleva työsopimus. Sopimuksen perus-teella käsitellään tietoja, joiden käsittely on sopimuksen vuoksi tarpeellista.
    Lisäksi tietoja tai osaa tiedoista saatetaan käsitellä Elisan oikeutetun edun perusteella. Tällöin käsittely on tarpeen Elisan lainmukaisen, selkeästi ilmaistavissa olevan edun saavuttamiseksi eivätkä työnhakijan oikeudet ja edut syrjäytä kyseistä Elisan oikeutettua etua. Tällaisia oikeutettuja etuja ovat esimerkiksi:
    • Työnhakijan eduksi suoritettava käsittely

    Henkilötietoja käsitellään myös silloin, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
    Automaattista päätöksentekoa saatetaan tehdä esimerkiksi päätöksentekoa nopeuttavana tapana käsitellä rekrytointihakemuksia.
  6. Henkilötietojen lähde
    Henkilötietojen tietolähteenä on työnhakija itse. Lisäksi tapauskohtaisesti tietolähteenä voi olla myös ulkopuolinen psykologi tai konsultti tai muu rekrytointiin osallistuva henkilö rekrytoitavan henkilön soveltuvuuteen ja pätevyyteen liittyen taikka esimerkiksi työnhakijan nimeämä suosittelija. Tietolähteenä voi olla myös työterveyshuolto tai viranomainen. Työnhakijasta jää teknisiä merkintöjä Elisan sähköisen rekrytointikanavan käyttämisestä.
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
    Elisa saattaa luovuttaa työnhakijoiden henkilötietoja työterveyshuollolle tai viranomaisille.
  8. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
    Joitain henkilöstöhallintoon liittyviä järjestelmiä, kuten sähköistä rekrytointijärjestelmää, saatetaan ylläpitää myös EU:n ulkopuolelta. Lisäksi joitain henkilöstöhallintoon liittyviä prosesseja voidaan toteuttaa EU:n ulkopuolella tai ulkopuolelta, kuten henkilötietojen käsittelyä ulkomaisissa tytäryhtiöissä. Lisäksi Elisan liiketoiminnan toteuttamisessa käytetään lukuisia kolmansissa maissa sijaitsevia alihankkijoita esimerkiksi järjestelmien ylläpitoon ja vianselvitykseen. Näissä yhteyksissä saattaa siirtyä myös työnhakijoiden henkilötietoja. Kaikissa siirroissa ulkomaille käytetään lainmukaisia, sopivia ja asianmukaisia suojatoimia.
  9. Henkilötietojen säilytysajan määräytymiskriteerit
    Henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen. Sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta jätetyn työhakemuksen säilytysaika on pääsääntöisesti korkeintaan kaksi vuotta. Säilytysaikoja määriteltäessä huomioidaan myös lainsäädännöstä johtuvat säilytystarpeet, kuten yhdenvertaisuuslaki ja tasa-arvolaki.
  10. Rekisteröidyn oikeudet
    Oikeus tarkastaa omat tietonsa: Henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

    Oikeus pyytää tietojen korjausta: Henkilöllä on oikeus vaatia, että Elisa oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikaisu on tehtävä ilman aiheetonta viivytystä. Henkilöllä on oikeus myös täydentää puutteellisia henkilötietoja esim. antamalla lisäselvitys.

    Oikeus siirtää omat tietonsa: Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää tietyt Elisalle toimittamansa, itseään koskevat tiedot toiselle rekisterinpitäjälle silloin kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

    Oikeus pyytää tietojen poistoa tai käsittelyn rajoitusta tai vastustaa käsittelyä: Jos henkilötietojen käsittely ei ole enää perusteltua, henkilöllä on oikeus pyytää tietojen poistoa.

    Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus halutessaan tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle.